Erfahrungsbericht: Social Media bei einem US-Festival

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Vor kurzem war ich für knapp drei Monate in den USA, habe dabei nicht nur San Francisco kennengelernt, sondern hatte auch die Gelegenheit als Volunteer im Rahmen des Northern California Cherry Blossom Festivals etwas mit meinen Social Media Erfahrungen auszuhelfen.

Bei diesem Festival handelt es sich um ein an zwei Wochenenden hintereinander stattfindendes Event, das die Kirschblüte in San Franciscos Japantown feiert. Neben Ständen, die Handwerk präsentieren, gibt es vor allem viel zu essen, Performances und am letzten Tag eine große Parade. Die Besucherinnen und Besucher kommen dabei sowohl aus San Francisco, sind aber auch Touristen, die diese Attraktion nicht verpassen wollen. Viele, das Alter spielt dabei keine Rolle, sind besonders an der japanischen Kultur interessiert oder haben selbst etwas mit Japan zu tun.

Was war dabei das größte Learning?

Ich habe gemerkt, dass man das was ich hier, in Wien, gemacht habe, leicht adaptiert auch in San Francisco anwenden kann. Die Struktur, die Sprache und die Arbeitsabläufe waren so ähnlich, dass Social Media und das Internet als gemeinsame Kommunikationsebene gesehen werden können.

Worauf beziehe ich mich da? Beispielsweise wurden bei diesem Projekt ebenso Redaktionspläne in Form von Spreadsheets erstellt oder auf die Kommunikation eines einheitlichen Hashtags, auf Instagram und Twitter, geachtet.

Das Festival war besonders auf Facebook, Twitter, Instagram und Google+ aktiv. Des Weiteren gab es auch einen begleitenden Blog, der einzelne Aspekte der beiden Veranstaltungswochenenden näher beleuchtete und Sponsoren, Aktionen sowie Programmschwerpunkte vorstellte. Ich war neben dem Blog vor allem für Twitter verantwortlich.

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Fünf Punkte in Sachen Social Media

Hashtags. Es ist gar nicht so einfach an eine nicht techaffine Zielgruppe einen einheitlichen Hashtag zu kommunizieren. Um dies so gut wie möglich umsetzen zu können muss man sich vor allem einmal intern auf einen Hashtag einigen (so früh wie möglich) und diesen dann immer und überall verwenden.

Auf Flyern, auf Plakaten (wir hatten auch eigene Social Media Plakate, die wir in unserem Social Media Booth, wo wir Interviews machten, aufgehängt hatten) und natürlich bei jedem Tweet. Ich habe dann auch denen, die etwa eine Frage stellten und vermutlich den Hashtag noch nicht kannten, nicht nur eine Antwort geschrieben, sondern eben diese auch immer mit unserem Hashtag beendet.

Außerdem hatten wir in den Kurzbios der Accounts den Hashtag vermerkt. Wichtig: Nach Ende der Veranstaltung nicht vergessen den mit dem Hashtag des nächsten Jahres zu ersetzen. Natürlich sofern es sich, wie bei diesem Festival, um ein wiederkehrendes Event handelt.

teresacherryblossomInterne Kommunikation. Wir sind alle als Volunteer mit dabei. Wir treffen uns zu unserer ersten gemeinsamen Besprechung. Ich setze mich an einen großen Tisch, um den wir uns alle versammelt haben. Die Person, die für die Koordination des Social Media Teams verantwortlich ist, sitzt neben mir. Sie packt ihren Laptop aus, klappt ihn auf und öffnet als erstes ihre Spreadsheets. Ja, wir arbeiten beide mit Redaktionsplänen, wo wir grob oder manchmal auch ganz genau (je nach Projekt und Bedarf) eingetragen haben wer, wann, was postet und auf welchem Kanal das passiert. So stellt man unter anderem sicher, dass man nichts vergisst. Bei großen Email Fluten von den unterschiedlichsten Seiten, die allesamt um Postings bitten, kann das sonst schon mal passieren.

Wichtiger weiterer Punkt, vor allem bei größeren Teams, immer genau koordinieren wer für Antworten und Reaktionen zuständig ist, denn es gibts nichts unangenehmeres als wenn eine Frage vom gleichen Account aus zweimal beantwortet wird, schlicht, weil man vergessen hat sich abzusprechen.

Als praktisches Kommunikationstool hat sich ebenso ein Facebook Gruppenchat herausgestellt, der für alle auch unterwegs einfach abrufbar war.

fotocherryblossomEs ist immer anstrengender als man glaubt. Vier Festivaltage an zwei Wochenende zehrten ganz ordentlich an unseren Kräften und Nerven. Es ist wichtig, dass es jemanden im Team gibt, der weiterhin motiviert, der dafür sorgt, dass immer eine Kleinigkeit zu essen und ausreichend Wasser da ist. Auch das Erinnern an Sonnencreme und gute Kleidung darf nicht fehlen. Wer sich dann noch die Menge wühlen muss, Leute ansprechen soll, online Fragen beantwortet, Updates postet, verkündet wann welche Programmpunkte passieren und immer zur richtigen Zeit, den richtigen Moment durch die Menge finden muss, der steht schon mitunter vor der ein oder anderen nicht ganz so leichten Herausforderung.

Alles was es dann am Ende des Tages braucht ist jemand, der einem sagt, dass man das super gemacht hat. Und auch jemanden, der einem in einem Mail klar und deutlich schreibt wo man sich am nächsten Tag trifft, was man in der Schlussbesprechung vereinbart hat und was die Eckpunkte für den nächsten sind. Denn wer angestrengt und müde ist, vergisst schon mal all diese Details.

Sprachen und Diversity. Eines der schönsten Erlebnisse war für mich, dass wir alle aus unterschiedlichen Ländern kamen, unterschiedliche Sprachen gesprochen haben und auch verschiedene kulturelle Backgrounds hatten. Das war kein Hindernis oder Stolperstein, sondern ein Feature, für das man uns wollte.

Während jemand auf Facebook etwas auf Japanisch postet, beantworte ich auf Twitter etwas auf Deutsch. Dazwischen unterhalten wir uns auf Englisch und ich bemerke nach einiger Zeit, dass eine meiner Volunteerkolleginnen aus Deutschland kommt. Das hatten wir zuerst gar nicht gemerkt, weil es nämlich gar nicht auffällt welchen Pass Menschen haben. Es ist egal welche Hautfarbe sie haben, was in ihrem Reisepass steht, es zählt viel mehr das, was sie machen, was ihre Persönlichkeit ausmacht. Das ist, wenn ich mir diesen Kommentar erlauben darf, einfach schön, wenn es ein Team gibt, wo man für all das was man ist, akzeptiert wird. Es sollte mehr Social Media Teams geben, die viele Sprachen sprechen und auch ein Verständnis für andere Kulturen haben!

Auf Fragen eingehen. In Wien und in San Francisco wichtig: Fragen nicht unbeantwortet stehen lassen. Egal ob auf Twitter, Instagram oder Facebook. Das wird bei einem Festival wo man die ganze Zeit on the road, also draußen und unterwegs ist, mitunter ziemlich schwierig.

Wichtig ist deshalb, dass man vorab für einen ruhigen Rückzugsort (etwa ein Büro) gesorgt hat, wo auch das Internet verlässlich funktioniert. Weiters begegnen einem mitunter auch aufgeregte, verärgerte oder unklare Fragen. Hier ist es wichtig Ruhe zu bewahren, den Fragestellenden mit dem Namen anzusprechen und Interesse zu zeigen. Vieles klärt sich dann von selbst, hat man erst einmal ein offenes Ohr gezeigt.

Protipp: Monitoring von Keywords! Viele werden etwa auch auf Twitter nicht unbedingt nur mit @-Mentions einem Account schreiben. Manche benutzen den Hashtag, andere einen ganz anderen Hashtag oder erwähnen überhaupt nur das Festival in einem Wort. Gutes Monitoring ist daher grundlegend, um so wenig wie nur möglich zu verpassen.

Fazit

Hat man man Social Media Erfahrung gesammelt, kann man die in vielen Bereichen in unterschiedlichen Ländern anwenden. Die groben Züge bleiben gleich, die Details muss man anpassen, aber wer aufmerksam ist und Feingefühl zeigt, wird damit keine Probleme haben.

Und noch ein zusätzlicher Tipp

Vor allem bei Outdoor Events, bei denen es keine Garantie für die Präsenz von Steckdosen gibt, ist das Mitnehmen von Battery Packs, die das Smartphone wieder aufladen, wichtig.

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